Tę politykę przygotowaliśmy tak, żeby była zrozumiała - bez korpo-żargonu, ale z dokładnym odniesieniem do tego, co faktycznie robimy z Twoimi danymi. Jeśli coś nie jest jasne, napisz na kontakt@essomedia.com - odpowiemy konkretnie.
1. Kto jest administratorem Twoich danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
ESSO MEDIA Grzegorz Śliwka
ul. Grzybowska 2/31, 00-131 Warszawa
NIP: 5482750563
Kontakt w sprawach danych: kontakt@essomedia.com
Nie powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych (IOD), bo nie ma takiego obowiązku przy naszej skali działalności. We wszystkich sprawach dotyczących danych odpowiada bezpośrednio właściciel firmy - Grzegorz Śliwka, pod adresem podanym wyżej.
2. Jakie dane zbieramy i skąd
2.1 Dane, które podajesz nam sam
Formularz kontaktowy: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), nazwa firmy (opcjonalnie), treść wiadomości (opis projektu, budżet, zakres).
Zapis na newsletter: adres e-mail, data i godzina zapisu, adres IP (ochrona przed botami), źródło zapisu (podstrona).
Akceptacja oferty handlowej: imię i nazwisko (podpis akceptacji), adres e-mail, NIP / VAT ID firmy (jeśli podajesz), data i godzina akceptacji, adres IP, kod weryfikacyjny wysłany na Twojego maila.
2.2 Dane zbierane automatycznie
Gdy odwiedzasz naszą stronę, automatycznie zbieramy: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, rozdzielczość ekranu, odwiedzone podstrony, stronę z której do nas trafiłeś (referrer), datę i godzinę odwiedzin oraz czas spędzony na podstronach. Dane trafiają do logów serwera (cyber_Folks) oraz - jeśli wyrazisz zgodę w bannerze cookies - do narzędzi analitycznych i marketingowych (sekcja 8).
2.3 Czego NIE zbieramy
- Nie kupujemy danych z baz zewnętrznych.
- Nie korzystamy z brokerów danych.
- Nie profilujemy w sposób prowadzący do automatycznych decyzji wpływających na Ciebie prawnie.
- Nie zbieramy danych szczególnych kategorii (zdrowie, poglądy polityczne, orientacja).
3. W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna (RODO) | Co konkretnie robimy |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie z formularza | art. 6 ust. 1 lit. b - działania przed zawarciem umowy | Czytamy wiadomość, odpowiadamy mailem/telefonem, umawiamy spotkanie |
| Przesyłanie newslettera | art. 6 ust. 1 lit. a - zgoda | Mail raz na 2-4 tygodnie o marketingu, brandingu, projektowaniu |
| Realizacja umowy / projektu | art. 6 ust. 1 lit. b - wykonanie umowy | Komunikacja projektowa, faktury, dostarczanie efektów |
| Akceptacja oferty handlowej | art. 6 ust. 1 lit. b - przed zawarciem umowy | Weryfikacja kodem e-mail, zapis potwierdzenia akceptacji |
| Faktury i księgowość | art. 6 ust. 1 lit. c - obowiązek prawny (Ustawa o rachunkowości) | Przekazanie dokumentów do biura rachunkowego, przechowywanie |
| Obsługa płatności online (PayU) | art. 6 ust. 1 lit. b - wykonanie umowy | Przekazanie danych do operatora płatności w celu rozliczenia transakcji |
| Statystyki i analityka (GA4, Microsoft Clarity) | art. 6 ust. 1 lit. a - zgoda (cookies) | Anonimowe zliczanie ruchu, mapy ciepła i nagrania sesji (ruch myszy/kliknięcia/przewijanie, z maskowaniem treści pól) - żeby poprawiać stronę |
| Reklamy i remarketing (Meta, Google Ads) | art. 6 ust. 1 lit. a - zgoda (cookies) | Wyświetlanie reklam osobom, które odwiedziły stronę |
| Monitorowanie widoczności (Search Console) | art. 6 ust. 1 lit. f - uzasadniony interes | Analiza fraz i indeksowania strony |
| Ochrona przed nadużyciami i botami | art. 6 ust. 1 lit. f - uzasadniony interes | Logi serwera, honeypoty, blokowanie podejrzanego ruchu |
| Dochodzenie / obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. f - uzasadniony interes | Przechowywanie dokumentacji w razie sporu |
4. Jak długo przechowujemy Twoje dane
| Rodzaj danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Wiadomość z formularza (bez współpracy) | do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Dane klienta, z którym współpracujemy | czas trwania umowy + okres dochodzenia roszczeń (zwykle 6 lat) |
| Faktury i księgi rachunkowe | 5 lat od końca roku obrotowego (Ustawa o rachunkowości) |
| E-mail w newsletterze | do wypisania się lub wycofania zgody |
| Akceptacja oferty (podpis, kod, IP, czas) | czas projektu + 6 lat (dowód zawarcia umowy) |
| Logi serwera | maksymalnie 30 dni |
| Cookies analityczne i marketingowe | wg czasu życia cookie (zwykle 12-24 mies.) - sekcja 8 |
Po upływie tych okresów dane są usuwane lub anonimizowane.
5. Komu przekazujemy Twoje dane
Twoje dane mogą być przekazywane podmiotom, z których usług korzystamy. To podmioty przetwarzające (procesorzy) - działają na nasze zlecenie i nie mogą wykorzystywać Twoich danych do własnych celów.
Hosting i infrastruktura
cyber_Folks S.A., ul. Wierzbięcice 1B, 61-569 Poznań (KRS 0000685595, NIP 7792467259). Świadczy hosting strony essomedia.com i obsługę poczty kontakt@essomedia.com. Wszystkie dane (formularze, newsletter, akceptacje ofert, korespondencja) przechowywane są na serwerach w Polsce. Łączy nas umowa powierzenia (art. 28 RODO). Polityka: cyberfolks.pl/polityka-prywatnosci.
Operator płatności
Płatności online obsługuje PayU S.A., ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznań (KRS 0000274399, NIP 779-23-08-495, REGON 300523444) - krajowa instytucja płatnicza nadzorowana przez KNF. W celu rozliczenia transakcji przekazujemy PayU dane niezbędne do płatności (m.in. imię i nazwisko / nazwa firmy, e-mail, kwota, numer zamówienia/faktury). PayU jest odrębnym administratorem tych danych. Klauzula informacyjna: poland.payu.com.
Dodatkowo dane (imię i nazwisko / nazwa firmy, NIP, adres) trafiają do banków w związku z realizacją przelewów na podstawie wystawionych faktur.
Analityka i marketing
Poniższe podmioty otrzymują dane wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody w bannerze cookies:
- Google Ireland Ltd. (Dublin) - Google Analytics 4 (anonimowe statystyki), Google Ads (konwersje, remarketing), Search Console (widoczność w wyszukiwarce, bez cookies u Ciebie). Polityka: policies.google.com/privacy.
- Meta Platforms Ireland Ltd. (Dublin) - Meta Pixel (konwersje, remarketing dla Facebook i Instagram). Polityka: facebook.com/privacy/policy.
- Microsoft Ireland Operations Ltd. (Dublin) - Microsoft Clarity (mapy ciepła i anonimowe nagrania sesji: ruch myszy, kliknięcia, przewijanie; treść pól formularzy jest maskowana). Polityka: privacy.microsoft.com/privacystatement.
Komunikacja w trakcie współpracy
Przy spotkaniach online korzystamy z Google Meet (Google Ireland Ltd.) lub Zoom Video Communications, Inc. (USA). Spotkania nie są nagrywane bez Twojej wyraźnej zgody.
Księgowość i finanse
Dokumenty księgowe (faktury, umowy, korespondencja rozliczeniowa) przekazujemy zewnętrznemu biuru rachunkowemu na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO). Biuro otrzymuje tylko dane niezbędne do rozliczeń i sprawozdawczości podatkowej.
Kancelaria prawna
Wyłącznie w przypadku sporu lub konsultacji prawnej - dane mogą zostać przekazane kancelarii obsługującej naszą działalność.
Transfer poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
Niektórzy dostawcy (Google, Meta, Microsoft, Zoom) mogą przetwarzać dane na serwerach w USA. Podstawa transferu: standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską oraz EU-U.S. Data Privacy Framework dla certyfikowanych firm amerykańskich.
Komu NIE sprzedajemy Twoich danych
Nigdy. Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy Twoich danych podmiotom marketingowym, brokerom danych ani innym firmom w celach komercyjnych.
6. Twoje prawa
Zgodnie z RODO masz pełen pakiet praw:
- Prawo dostępu - możesz dowiedzieć się, jakie dane o Tobie mamy.
- Prawo do sprostowania - jeśli jakieś dane są nieprawidłowe.
- Prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym") - gdy nie ma podstaw do dalszego przetwarzania.
- Prawo do ograniczenia - „wstrzymanie" przetwarzania do czasu wyjaśnienia spornej kwestii.
- Prawo do przenoszenia danych - w ustrukturyzowanym formacie, do innego administratora.
- Prawo sprzeciwu - wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie.
- Prawo do wycofania zgody - w każdej chwili, bez podawania powodu.
Jak skorzystać: wyślij maila na kontakt@essomedia.com z opisem wniosku. Odpowiadamy w ciągu 30 dni (zwykle 2-3 dni robocze). Dla weryfikacji tożsamości możemy poprosić o potwierdzenie kilku informacji.
Prawo do skargi: jeśli uważasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
7. Czy musisz podawać swoje dane?
Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych sytuacjach niezbędne: w formularzu kontaktowym (bez maila i imienia nie odpowiemy), przy zapisie na newsletter (bez e-maila nie ma jak wysyłać), przy zawarciu umowy (bez podstawowych danych nie wystawimy faktury). Nie wymagamy danych „na zapas".
8. Cookies i podobne technologie
Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu - pomagają pamiętać Twoje wybory (np. zgodę na cookies) i mierzyć ruch na stronie.
Cookies niezbędne (zawsze włączone)
| Cookie | Czas życia | Cel |
|---|---|---|
| esso_cookies_consent | 12 miesięcy | Zapamiętanie decyzji w bannerze cookies |
| essomedia-session | czas sesji | Utrzymanie sesji i bezpieczeństwa (aplikacja Laravel) |
| XSRF-TOKEN | czas sesji | Ochrona przed atakami CSRF (Laravel) |
Cookies analityczne (po zgodzie)
| Cookie | Czas życia | Cel | Dostawca |
|---|---|---|---|
| _ga | 2 lata | Identyfikacja unikalnych użytkowników (anonimowo) | Google Analytics 4 |
| _ga_* | 2 lata | Stan sesji w GA4 | Google Analytics 4 |
| _gid | 24 godziny | Identyfikacja użytkowników | Google Analytics 4 |
| _clck | 1 rok | Utrwalenie identyfikatora Clarity dla użytkownika | Microsoft Clarity |
| _clsk | 1 dzień | Powiązanie odsłon w jednej sesji (nagranie) | Microsoft Clarity |
Cookies marketingowe (po zgodzie)
| Cookie | Czas życia | Cel | Dostawca |
|---|---|---|---|
| _fbp | 3 miesiące | Identyfikator reklam Meta (Facebook, Instagram) | Meta Pixel |
| fr | 3 miesiące | Spersonalizowane reklamy | Meta Pixel |
| _gcl_au | 90 dni | Konwersje Google Ads | Google Ads |
Google Search Console nie zapisuje cookies u Ciebie - działa po stronie Google na podstawie zweryfikowanej własności domeny i daje nam dane statystyczne (frazy, kliknięcia) bez identyfikacji osób.
Zarządzanie zgodami: banner cookies pojawia się przy pierwszej wizycie (Akceptuj wszystkie / Tylko niezbędne / Ustawienia). Decyzję zmienisz w każdej chwili - kliknij link „Cookies" w stopce. Cookies możesz też zarządzać w ustawieniach przeglądarki (Chrome, Firefox, Safari, Edge).
Google Consent Mode v2: jeśli odmówisz zgody na cookies analityczne/marketingowe, Google nie zapisze cookies u Ciebie, a otrzymuje od nas wyłącznie anonimowe sygnały (bez identyfikatorów) do szacowania ogólnych statystyk - zgodnie z RODO.
9. Bezpieczeństwo danych
- Szyfrowanie połączenia HTTPS (certyfikat SSL/TLS).
- Bezpieczne hasła i uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA), gdzie dostępne.
- Regularne aktualizacje WordPressa i wtyczek.
- Regularne kopie zapasowe (cyber_Folks).
- Ograniczony dostęp do danych - pełny dostęp ma tylko właściciel firmy.
- Honeypoty i ochrona przed botami w formularzach.
- Monitorowanie logów dostępowych pod kątem podejrzanej aktywności.
Żadna metoda transmisji ani przechowywania nie jest w 100% bezpieczna. W razie naruszenia ochrony danych, które może powodować wysokie ryzyko dla Twoich praw, niezwłocznie Cię poinformujemy zgodnie z art. 34 RODO.
10. Dzieci
Strona nie jest skierowana do osób poniżej 16. roku życia i nie zbieramy świadomie ich danych. Jeśli okaże się, że niechcący zebraliśmy dane osoby poniżej 16 lat bez zgody opiekuna, niezwłocznie je usuniemy.
11. Linki do innych stron
Na stronie mogą znajdować się linki do serwisów zewnętrznych (Instagram, LinkedIn, Facebook, partnerzy). Nie odpowiadamy za ich polityki prywatności - zachęcamy do zapoznania się z nimi przed skorzystaniem.
12. Zmiany w polityce prywatności
Zastrzegamy prawo do aktualizacji tej polityki. O istotnych zmianach poinformujemy komunikatem na stronie głównej (na 14 dni przed zmianą) oraz mailowo do osób zapisanych na newsletter (jeśli zmiany dotyczą danych newsletterowych). Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.
13. Pytania?
Jeśli cokolwiek jest niejasne albo chcesz skorzystać ze swoich praw - napisz na kontakt@essomedia.com. Odpowiadamy konkretnie, zwykle w ciągu 24 godzin w dni robocze.
Polityka obowiązuje od 18 kwietnia 2026 r.