Ostatnia aktualizacja: 18 kwietnia 2026 r.
Tę politykę przygotowaliśmy tak, żeby była zrozumiała — bez korpo-żargonu, ale z dokładnym odniesieniem do tego, co faktycznie robimy z Twoimi danymi. Jeśli coś nie jest jasne, napisz na kontakt@essomedia.com — odpowiemy konkretnie.
1. Kto jest administratorem Twoich danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
ESSO MEDIA Grzegorz Śliwka
ul. Grzybowska 2/31
00-131 Warszawa
NIP: 5482750563
Kontakt w sprawach dotyczących Twoich danych: kontakt@essomedia.com
Nie powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych (IOD), bo nie ma takiego obowiązku przy naszej skali działalności. We wszystkich sprawach dotyczących danych odpowiada bezpośrednio właściciel firmy — Grzegorz Śliwka, pod adresem podanym wyżej.
2. Jakie dane zbieramy i skąd
2.1 Dane, które podajesz nam sam
Formularz kontaktowy (na stronie kontakt):
- Imię i nazwisko
- Adres email
- Numer telefonu (opcjonalnie)
- Nazwa firmy (opcjonalnie)
- Treść wiadomości (opis projektu, budżet, zakres)
Zapis na newsletter:
- Adres email
- Data i godzina zapisu
- Adres IP (do ochrony przed botami)
- Źródło zapisu (z której podstrony)
Akceptacja oferty handlowej (gdy otrzymasz od nas link do oferty):
- Imię i nazwisko (podpis akceptacji)
- Adres email
- NIP / VAT ID firmy (jeśli podajesz)
- Data i godzina akceptacji
- Adres IP
- Kod weryfikacyjny wysłany na Twojego maila
2.2 Dane zbierane automatycznie
Gdy odwiedzasz naszą stronę, automatycznie zbieramy:
- Adres IP
- Typ przeglądarki, system operacyjny, rozdzielczość ekranu
- Strony, które odwiedziłeś/-aś u nas
- Stronę, z której do nas trafiłeś/-aś (referrer)
- Datę i godzinę odwiedzin
- Czas spędzony na poszczególnych podstronach
Te dane trafiają do logów serwera (cyber_Folks) oraz, jeśli wyrazisz zgodę w bannerze cookies — do narzędzi analitycznych i marketingowych (więcej w sekcji 8).
2.3 Czego NIE zbieramy
Dla jasności:
- Nie kupujemy danych z baz zewnętrznych
- Nie korzystamy z brokerów danych
- Nie profilujemy w sposób, który prowadzi do automatycznych decyzji wpływających na Ciebie prawnie
- Nie zbieramy danych szczególnych kategorii (np. dane o zdrowiu, poglądach politycznych, orientacji)
3. W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna (RODO) | Co konkretnie robimy |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie z formularza kontaktowego | Art. 6 ust. 1 lit. b — działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie | Czytamy Twoją wiadomość, odpowiadamy emailem, telefonem (jeśli zostawiłeś numer), umawiamy spotkanie |
| Przesyłanie newslettera | Art. 6 ust. 1 lit. a — Twoja zgoda | Wysyłamy raz na 2-4 tygodnie maila o marketingu, brandingu, projektowaniu |
| Realizacja umowy / projektu | Art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy | Komunikacja w sprawach projektu, wystawianie faktur, dostarczanie efektów pracy |
| Akceptacja oferty handlowej | Art. 6 ust. 1 lit. b — działania przed zawarciem umowy | Weryfikacja kodem email, zapisanie potwierdzenia akceptacji |
| Wystawianie faktur i prowadzenie księgowości | Art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny (Ustawa o rachunkowości) | Przekazujemy dokumenty do biura rachunkowego, przechowujemy je przez okres wymagany prawem |
| Statystyki i analityka strony (GA4) | Art. 6 ust. 1 lit. a — Twoja zgoda (banner cookies) | Anonimowo zliczamy ruch, sprawdzamy które treści są czytane |
| Reklamy i remarketing (Meta Pixel, Google Ads) | Art. 6 ust. 1 lit. a — Twoja zgoda (banner cookies) | Pokazujemy nasze reklamy osobom, które odwiedziły stronę |
| Monitorowanie widoczności w wyszukiwarce (Search Console) | Art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes (rozwój strony) | Sprawdzamy, jakimi frazami trafiają do nas użytkownicy, jakie strony są indeksowane |
| Ochrona przed nadużyciami i botami | Art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes (bezpieczeństwo strony) | Logi serwera, honeypoty w formularzach, blokowanie podejrzanego ruchu |
| Dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi | Art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes | W razie sporu prawnego — przechowywanie dokumentacji |
4. Jak długo przechowujemy Twoje dane
| Rodzaj danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Wiadomość z formularza kontaktowego (jeśli nie podejmujemy współpracy) | Do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Dane klienta z którym współpracujemy | Przez czas trwania umowy + okres niezbędny do dochodzenia roszczeń (zwykle 6 lat — okres przedawnienia roszczeń z umów) |
| Dane na fakturach i w księgach rachunkowych | 5 lat od końca roku obrotowego (Ustawa o rachunkowości) |
| Adres email zapisany na newsletter | Do momentu wypisania (link „Wypisz się” w każdym mailu) lub wycofania zgody |
| Akceptacja oferty handlowej (podpis, kod, IP, timestamp) | Do końca trwania projektu + 6 lat (dowód zawarcia umowy) |
| Logi serwera | Maksymalnie 30 dni |
| Cookies analityczne i marketingowe | Zgodnie z czasem życia konkretnego cookie (zwykle 12-24 miesiące) — szczegóły w sekcji 8 |
Po upływie tych okresów dane są usuwane lub anonimizowane.
5. Komu przekazujemy Twoje dane
Twoje dane mogą być przekazywane podmiotom, z których usług korzystamy do prowadzenia działalności. To są tzw. podmioty przetwarzające (procesorzy) — działają na nasze zlecenie i nie mogą wykorzystywać Twoich danych do własnych celów.
Hosting i infrastruktura
cyber_Folks S.A.
ul. Wierzbięcice 1B, 61-569 Poznań
KRS: 0000685595, NIP: 7792467259, REGON: 367731587
Świadczy dla nas usługi hostingu strony internetowej essomedia.com oraz obsługi poczty elektronicznej kontakt@essomedia.com. Wszystkie dane (treści formularzy, zapisy newsletterowe, akceptacje ofert, korespondencja mailowa) są fizycznie przechowywane na serwerach cyber_Folks zlokalizowanych w Polsce.
Z cyber_Folks łączy nas umowa powierzenia przetwarzania danych (RODO art. 28). Polityka prywatności cyber_Folks: https://cyberfolks.pl/polityka-prywatnosci/
Analityka i marketing
Następujące podmioty otrzymują Twoje dane wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody w bannerze cookies:
Google Ireland Ltd.
Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia
Świadczone usługi:
- Google Analytics 4 (GA4) — anonimowe statystyki ruchu na stronie
- Google Ads — pomiar konwersji i remarketing
- Google Search Console — monitorowanie widoczności w wyszukiwarce (działa wyłącznie po stronie Google, nie zapisuje cookies u Ciebie)
Polityka prywatności: https://policies.google.com/privacy
Meta Platforms Ireland Ltd.
Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlandia
Świadczone usługi:
- Meta Pixel — pomiar konwersji i remarketing dla reklam na Facebooku i Instagramie
Polityka prywatności: https://www.facebook.com/privacy/policy
Komunikacja w trakcie współpracy
Jeśli w trakcie projektu zaproponujemy Ci spotkanie online, korzystamy z:
- Google Meet (Google Ireland Ltd.) lub
- Zoom Video Communications, Inc. (USA)
Spotkania nie są przez nas nagrywane bez Twojej wyraźnej zgody.
Księgowość i finanse
Dokumenty księgowe (faktury, umowy, korespondencja związana z rozliczeniami) przekazujemy zewnętrznemu biuru rachunkowemu, z którym współpracujemy na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO. Biuro otrzymuje wyłącznie te dane, które są niezbędne do prowadzenia rozliczeń i sprawozdawczości podatkowej.
Dodatkowo Twoje dane (imię, nazwisko/nazwa firmy, NIP, adres) trafiają do banków i operatorów płatności w związku z realizacją przelewów na podstawie wystawionych faktur.
Kancelaria prawna
Wyłącznie w przypadku sporu lub potrzeby konsultacji prawnej — Twoje dane mogą zostać przekazane kancelarii prawnej obsługującej naszą działalność.
Transfer poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
Niektórzy z naszych dostawców (Google, Meta, Zoom) mogą przetwarzać dane na serwerach w Stanach Zjednoczonych. Podstawa prawna takiego transferu:
- Standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską
- EU-U.S. Data Privacy Framework — ramy adekwatności dla certyfikowanych firm amerykańskich
Komu NIE sprzedajemy Twoich danych
Nigdy. Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy Twoich danych podmiotom marketingowym, brokerom danych ani innym firmom w celach komercyjnych.
6. Twoje prawa
Zgodnie z RODO masz pełen pakiet praw dotyczących Twoich danych:
- Prawo dostępu — możesz dowiedzieć się, jakie dane o Tobie mamy
- Prawo do sprostowania — jeśli jakieś dane są nieprawidłowe
- Prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”) — możesz zażądać skasowania swoich danych, jeśli nie ma podstaw prawnych do dalszego przetwarzania
- Prawo do ograniczenia przetwarzania — możesz zażądać żebyśmy „wstrzymali” przetwarzanie do czasu wyjaśnienia spornej kwestii
- Prawo do przenoszenia danych — możesz dostać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie i przenieść je do innego administratora
- Prawo sprzeciwu — możesz sprzeciwić się przetwarzaniu danych opartemu na uzasadnionym interesie
- Prawo do wycofania zgody — w każdej chwili, bez podawania powodu (np. wypisanie się z newslettera, zmiana zgody w bannerze cookies)
Jak skorzystać z tych praw:
Wyślij maila na kontakt@essomedia.com z opisem czego dotyczy Twój wniosek. Odpowiadamy w ciągu 30 dni (zwykle dużo szybciej — typowo 2-3 dni robocze).
Dla weryfikacji tożsamości możemy poprosić o potwierdzenie kilku informacji — chcemy mieć pewność, że nikt nie podszywa się pod Ciebie, żeby uzyskać Twoje dane.
Prawo do skargi
Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo złożyć skargę do organu nadzorczego:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
https://uodo.gov.pl
7. Czy musisz podawać swoje dane?
Podanie danych jest zawsze dobrowolne, ale w niektórych sytuacjach niezbędne do określonego celu:
- W formularzu kontaktowym — bez maila i imienia nie będziemy w stanie odpowiedzieć
- Przy zapisie na newsletter — bez adresu email nie ma jak wysyłać
- Przy zawarciu umowy — bez podstawowych danych (imię, nazwisko/firma, NIP, adres) nie wystawimy faktury
W żadnej sytuacji nie wymagamy danych „na zapas” — pytamy tylko o to, co jest faktycznie potrzebne.
8. Cookies i podobne technologie
Co to są cookies
Cookies to małe pliki tekstowe, które strona zapisuje na Twoim urządzeniu (komputerze, telefonie). Pomagają stronie pamiętać Twoje wybory (np. zgodę na cookies) i pozwalają nam mierzyć ruch na stronie.
Jakie cookies używamy
1. Cookies niezbędne (zawsze włączone — bez nich strona by nie działała)
| Cookie | Czas życia | Cel |
|---|---|---|
esso_cookies_consent | 12 miesięcy | Zapamiętanie Twojej decyzji w bannerze cookies (żebyśmy nie pytali na każdej podstronie) |
wordpress_test_cookie | sesja | Standardowe cookie WordPressa — sprawdza czy przeglądarka akceptuje cookies |
wp-settings-{ID} | 1 rok | Cookie WordPressa — tylko dla zalogowanych administratorów |
2. Cookies analityczne (włączane tylko po Twojej zgodzie)
| Cookie | Czas życia | Cel | Dostawca |
|---|---|---|---|
_ga | 2 lata | Identyfikuje unikalnych użytkowników (anonimowo) | Google Analytics 4 |
_ga_* | 2 lata | Stan sesji w GA4 | Google Analytics 4 |
_gid | 24 godziny | Identyfikuje unikalnych użytkowników | Google Analytics 4 |
3. Cookies marketingowe (włączane tylko po Twojej zgodzie)
| Cookie | Czas życia | Cel | Dostawca |
|---|---|---|---|
_fbp | 3 miesiące | Identyfikator dla reklam Meta (Facebook, Instagram) | Meta Pixel |
fr | 3 miesiące | Wyświetlanie spersonalizowanych reklam | Meta Pixel |
_gcl_au | 90 dni | Konwersje Google Ads | Google Ads |
Google Search Console
Korzystamy też z Google Search Console — narzędzia, które pozwala nam monitorować, jak nasza strona pojawia się w wynikach wyszukiwania Google. Search Console nie zapisuje cookies u Ciebie — działa wyłącznie po stronie Google, na podstawie zweryfikowanej własności domeny. Otrzymujemy z niego dane statystyczne (np. najczęściej wyszukiwane frazy prowadzące do nas, liczba kliknięć) bez identyfikacji konkretnych osób.
Jak zarządzasz zgodami
Banner cookies pojawia się przy pierwszej wizycie. Możesz wybrać:
- Akceptuj wszystkie — włącza wszystkie kategorie
- Tylko niezbędne — wyłącza wszystkie opcjonalne kategorie
- Ustawienia — wybierasz ręcznie, na co się zgadzasz
Twoją decyzję możesz zmienić w każdej chwili — kliknij link „Cookies” w stopce strony.
Dodatkowo cookies możesz zarządzać z poziomu swojej przeglądarki — instrukcje:
Google Consent Mode v2
Nasza strona używa Google Consent Mode v2. Oznacza to, że jeśli odmówisz zgody na cookies analityczne lub marketingowe, Google nie zapisze cookies u Ciebie, ale otrzymuje od nas anonimowe sygnały (bez identyfikatorów), żeby móc szacować ogólne statystyki ruchu w sposób zgodny z RODO.
9. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, żeby chronić Twoje dane:
- Szyfrowanie połączenia HTTPS (certyfikat SSL/TLS)
- Bezpieczne hasła i uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) gdzie dostępne
- Regularne aktualizacje WordPressa i wtyczek
- Kopie zapasowe wykonywane regularnie przez cyber_Folks
- Ograniczony dostęp do danych — tylko właściciel firmy ma pełny dostęp
- Honeypoty i ochrona przed botami w formularzach
- Logi dostępowe monitorowane pod kątem podejrzanej aktywności
Mimo tych środków, żadna metoda transmisji przez internet ani przechowywania elektronicznego nie jest w 100% bezpieczna. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia Twoich praw lub wolności, niezwłocznie poinformujemy Cię o tym zgodnie z art. 34 RODO.
10. Dzieci
Nasza strona nie jest skierowana do osób poniżej 16. roku życia. Nie zbieramy świadomie danych od dzieci. Jeśli dowiemy się, że niechcący zebraliśmy dane od osoby poniżej 16. roku życia bez zgody rodzica/opiekuna prawnego, niezwłocznie usuniemy te dane.
11. Linki do innych stron
Na naszej stronie mogą znajdować się linki do zewnętrznych stron (np. Instagram, LinkedIn, Facebook, partnerzy). Nie odpowiadamy za polityki prywatności tych stron — przed skorzystaniem zachęcamy do zapoznania się z ich własnymi politykami prywatności.
12. Zmiany w polityce prywatności
Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji tej polityki. O istotnych zmianach poinformujemy:
- Komunikatem na stronie głównej (na 14 dni przed wprowadzeniem zmian)
- Mailowo do osób zapisanych na newsletter (jeśli zmiany dotyczą sposobu obsługi danych newsletterowych)
Aktualna wersja polityki jest zawsze dostępna pod tym adresem. Data ostatniej aktualizacji znajduje się na początku dokumentu.
13. Pytania?
Jeśli cokolwiek jest niejasne, masz pytanie albo chcesz skorzystać ze swoich praw — napisz na kontakt@essomedia.com. Odpowiadamy konkretnie i bez korpo-żargonu, zwykle w ciągu 24 godzin w dni robocze.
Polityka obowiązuje od 18 kwietnia 2026 r.